کسی کو بھی ایکسل پرو میں تبدیل کرنے کے 20 نکات۔
ایکسل پرو بننے کے لیے تجاویز تلاش کر رہے ہیں؟
دفتر میں ایکسل میں مہارت حاصل کرنے کی اہمیت سے کوئی انکار نہیں کر سکتا۔
تاہم، دونوں ابتدائی اور تجربہ کار صارفین ضروری نہیں کہ تمام مفید تجاویز کو جانتے ہوں۔
تو یہاں ہے آپ کو مائیکروسافٹ ایکسل پرو میں تبدیل کرنے کے لیے 20 نکات اور چالیں:
1. سب کو منتخب کرنے کے لیے ایک کلک
آپ جان سکتے ہیں کہ اپنے کی بورڈ پر کنٹرول (Ctrl) + ایک شارٹ کٹ کا استعمال کرتے ہوئے تمام سیلز کو کیسے منتخب کریں۔
لیکن بہت سے صارفین یہ نہیں جانتے کہ کونے والے بٹن کے صرف ایک کلک سے، جیسا کہ نیچے دکھایا گیا ہے، تمام ڈیٹا فوری طور پر منتخب ہو جاتا ہے۔
2. ایک ہی وقت میں متعدد فائلیں کھولیں۔
جب آپ کو ایک ہی وقت میں متعدد فائلوں کو استعمال کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، ان کو ایک ایک کرکے کھولنے کے بجائے، ان سب کو 1 کلک کے ساتھ کھولنے کی ایک چال ہے۔
ان فائلوں کو منتخب کریں جنہیں آپ کھولنا چاہتے ہیں اور Enter کی کو دبائیں۔ تمام فائلیں ایک ساتھ کھلیں گی۔
3. متعدد ایکسل فائلوں کے درمیان سوئچ کریں۔
جب آپ کے پاس متعدد اسپریڈ شیٹس کھلی ہوں تو ان کے درمیان سوئچ کرنا زیادہ آسان نہیں ہے۔
اور اگر آپ کو غلط فائل استعمال کرنے کی بدقسمتی ہے، تو آپ اپنے پورے پروجیکٹ کو سمجھوتہ کر سکتے ہیں۔
فائلوں کے درمیان آسانی سے سوئچ کرنے کے لیے Ctrl + Tab شارٹ کٹ استعمال کریں۔
4. مینو میں ایک نیا شارٹ کٹ شامل کریں۔
پہلے سے طے شدہ طور پر اوپر والے مینو میں 3 شارٹ کٹس ہیں جو محفوظ کریں، واپس کریں اور دوبارہ کریں۔
لیکن اگر آپ مثال کے طور پر کاپی اور پیسٹ جیسے مزید شارٹ کٹ استعمال کرنا چاہتے ہیں، تو آپ انہیں اس طرح شامل کر سکتے ہیں:
فائل -> اختیارات -> ٹول بار -> فوری رسائی اور بائیں سے دائیں کالم میں کٹ اور پیسٹ شامل کریں اور محفوظ کریں۔
اس کے بعد آپ کو اوپر والے مینو میں شامل 2 شارٹ کٹ نظر آئیں گے۔
5. سیل میں ایک ترچھی لکیر شامل کریں۔
جب آپ مثال کے طور پر گاہک کے پتوں کی فہرست بناتے ہیں، تو آپ کو پہلے سیل میں ایک ترچھی تقسیم کرنے والی لکیر بنانے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔
یہ کالم اور قطار کی معلومات کے درمیان فرق کرنے کے لیے مفید ہے۔ لیکن آپ ایسا کیسے کرتے ہیں؟
سیل پر دائیں کلک کریں، پھر فارمیٹ سیلز، بارڈرز پر کلک کریں اور آخر میں نیچے دائیں جانب بٹن پر کلک کریں (نیچے کی طرف اخترن) اور توثیق کریں۔
6. ایک ہی وقت میں متعدد کالم یا قطاریں شامل کریں۔
یقیناً آپ جانتے ہیں کہ نئی قطار یا نیا کالم کیسے شامل کرنا ہے۔
لیکن یہ طریقہ بہت وقت ضائع کرتا ہے۔ کیونکہ آپ کو جتنی بار آپ کے پاس کالم یا قطاریں شامل کرنے ہیں آپریشن کو دہرانا ہوگا۔
بہترین حل یہ ہے کہ ایک سے زیادہ کالم یا ایک سے زیادہ قطاریں منتخب کریں، پھر سلیکشن پر دائیں کلک کریں اور ڈراپ ڈاؤن مینو سے "انسرٹ" کو منتخب کریں۔
اس کے بعد نئی قطاریں قطار کے اوپر یا اس کالم کے بائیں جانب ڈالی جائیں گی جسے آپ نے پہلے منتخب کیا ہے۔
7. متعدد سیلز سے ڈیٹا کو تیزی سے منتقل کریں۔
اگر آپ ورک شیٹ میں ڈیٹا کے کالم کو منتقل کرنا چاہتے ہیں، تو تیز ترین طریقہ یہ ہے کہ کالم کو چنیں اور پھر اپنے پوائنٹر کو کالم کے کنارے پر رکھیں۔
اور جب یہ کراس کیے ہوئے تیروں کی شکل میں ایک آئیکن میں بدل جائے تو اس پر کلک کریں اور کالم کو آزادانہ طور پر جہاں چاہیں منتقل کرنے کے لیے دبائیں
اگر آپ کو بھی ڈیٹا کاپی کرنے کی ضرورت ہو تو کیا ہوگا؟ کالم کو منتقل کرنے سے پہلے صرف کنٹرول (Ctrl) کلید کو دبائیں. نیا کالم تمام منتخب کردہ ڈیٹا کو کاپی کرے گا۔
8. خالی خلیات کو جلدی سے حذف کریں۔
کام کے لیے معلومات بھرتے وقت، بعض اوقات ڈیٹا غائب ہوتا ہے۔ نتیجے کے طور پر، کچھ خلیات خالی رہتے ہیں.
اگر آپ کو اپنے حسابات کو درست رکھنے کے لیے ان خالی سیلز کو ہٹانے کی ضرورت ہے، خاص طور پر جب آپ اوسط کر رہے ہوں، تو تیز ترین طریقہ یہ ہے کہ تمام خالی سیلز کو فلٹر کریں اور انہیں 1 کلک کے ساتھ ہٹا دیں۔
جس کالم کو آپ فلٹر کرنا چاہتے ہیں اسے منتخب کریں، پھر ڈیٹا اور فلٹر پر کلک کریں۔ غیر منتخب پر کلک کریں اور خالی خلیات کے نام سے آخری آپشن منتخب کریں۔
اس طرح تمام خالی خلیات کا انتخاب کیا جاتا ہے۔ آپ کو انہیں غائب کرنے کے لیے صرف انہیں حذف کرنا ہوگا۔
9. کسی نہ کسی طرح کی تلاش کیسے کریں۔
آپ کو معلوم ہو سکتا ہے کہ Ctrl + F شارٹ کٹ کا استعمال کرتے ہوئے Quick Find کو کیسے آن کرنا ہے۔
لیکن کیا آپ جانتے ہیں کہ علامتوں کا استعمال کرتے ہوئے کسی حد تک تلاش کرنا ممکن ہے؟ (سوال کا نشان) اور * (نجمہ)؟
یہ علامتیں استعمال کے لیے ہیں جب آپ کو یقین نہیں ہے کہ آپ کون سے نتائج تلاش کر رہے ہیں۔ سوالیہ نشان کسی ایک حرف کو بدلنے کے لیے استعمال کیا جانا ہے اور ایک یا زیادہ حروف کے لیے نجمہ۔
اور اگر آپ سوچ رہے ہیں کہ سوالیہ نشان یا ستارے کو کیسے تلاش کیا جائے تو نیچے کی طرح اس کے سامنے صرف لہر کی علامت ~ شامل کریں۔
10. کالم سے منفرد اقدار کو کیسے نکالا جائے۔
کیا آپ کے پاس کبھی کوئی ایسی صف ہے جہاں آپ کالم سے منفرد قدریں نکالنا چاہتے ہیں؟
آپ شاید ایکسل کے فلٹر فنکشن سے واقف ہیں، لیکن بہت سے لوگ ایڈوانسڈ فلٹر استعمال نہیں کرتے۔
تاہم، یہ کالم سے منفرد اقدار نکالنے کے لیے مفید ہے۔ متعلقہ کالم پر کلک کریں پھر ڈیٹا -> ایڈوانسڈ پر جائیں۔ ایک پاپ اپ ظاہر ہوگا۔
اس پاپ اپ میں، کسی دوسرے مقام پر کاپی پر کلک کریں۔ پھر منتخب کریں جہاں آپ کاپی ٹو فیلڈ کو بھر کر منفرد اقدار کو کاپی کرنا چاہتے ہیں۔ اس فیلڈ کو پُر کرنے کے لیے، آپ اپنے منتخب کردہ علاقے پر براہ راست کلک کر سکتے ہیں۔ یہ درست اقدار میں ٹائپ کرنے سے گریز کرتا ہے۔
آپ کو صرف یہ کرنا ہے کہ ڈپلیکیٹ باکس کے بغیر Extraction کو چیک کریں اور OK پر کلک کریں۔ اس کے بعد منفرد اقدار کو آپ کے بتائے ہوئے کالم میں کاپی کیا جائے گا اور اس طرح ان کا ابتدائی کالم میں موجود ڈیٹا سے موازنہ کیا جا سکتا ہے۔
اس وجہ سے، یہ تجویز کیا جاتا ہے کہ آپ منفرد اقدار کو کسی نئے مقام پر کاپی کریں۔
11. ڈیٹا کی توثیق کے فنکشن کے ساتھ داخل کردہ ڈیٹا کو محدود کریں۔
ڈیٹا کی مستقل مزاجی کو برقرار رکھنے کے لیے، بعض اوقات آپ کو ان اقدار کو محدود کرنے کی ضرورت ہوتی ہے جو صارف سیل میں داخل کر سکتے ہیں۔
ذیل کی مثال میں، لوگوں کی عمر کا ایک مکمل نمبر ہونا چاہیے۔ اور اس سروے میں حصہ لینے والے ہر شخص کی عمر 18 سے 60 سال کے درمیان ہونی چاہیے۔
اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ اس عمر گروپ سے باہر کے شرکاء ڈیٹا میں داخل نہ ہوں، ڈیٹا -> ڈیٹا کی توثیق پر جائیں، اور تصدیق کے معیار کو شامل کریں۔
پھر ان پٹ میسج ٹیب پر کلک کریں اور اس طرح کا میسج درج کریں "براہ کرم اپنی عمر بتانے کے لیے مکمل نمبر استعمال کریں۔ عمر 18 سے 60 سال کے درمیان ہونی چاہیے۔"
اس طرح صارفین کو یہ پیغام اس وقت موصول ہوگا جب وہ اپنے ماؤس کو متاثرہ خلیوں پر گھماتے ہیں اور اگر درج کی گئی عمر اس عمر کی حد سے باہر ہے تو ان کے پاس انتباہی پیغام ہوگا۔
12. Ctrl + تیر والے بٹن کے ساتھ فوری نیویگیشن
جب آپ کی بورڈ پر Ctrl + کسی بھی تیر والے بٹن پر کلک کرتے ہیں، تو آپ پلک جھپکتے ہی ورک شیٹ کے 4 کونوں میں جا سکتے ہیں۔
اگر آپ کو اپنے ڈیٹا کی آخری قطار میں جانے کی ضرورت ہے، تو Ctrl + نیچے تیر پر کلک کرنے کی کوشش کریں۔
13. ایک قطار کو کالم میں تبدیل کریں۔
آن لائن ہونے کے دوران آپ کا ڈیٹا کالموں میں دیکھنے کی ضرورت ہے؟
اپنے تمام ڈیٹا کو دوبارہ ٹائپ کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ اسے کرنے کا طریقہ یہاں ہے۔
اس علاقے کو کاپی کریں جسے آپ کالم میں تبدیل کرنا چاہتے ہیں۔ پھر کرسر کو قطار کے سیل پر رکھیں جہاں ڈیٹا رکھنا ہے۔
ترمیم کریں پھر خصوصی پیسٹ کریں۔ ٹرانسپوزڈ باکس کو چیک کریں اور ٹھیک پر کلک کریں۔ وہاں آپ کے پاس ہے، آپ کا ڈیٹا اب ایک کالم میں ظاہر ہوتا ہے۔
نوٹ کریں کہ یہ چال کالم کو ایک قطار میں تبدیل کرنے کے لیے بھی کام کرتی ہے۔
14. احتیاط سے ڈیٹا چھپائیں۔
ایکسل کے تقریباً تمام صارفین جانتے ہیں کہ ڈیٹا کو کیسے چھپانا ہے دائیں کلک کرکے اور Hide کو منتخب کر کے۔
لیکن تشویش کی بات یہ ہے کہ اگر آپ کے پاس اسپریڈشیٹ پر بہت کم ڈیٹا ہے تو اسے آسانی سے دیکھا جا سکتا ہے۔
ڈیٹا کو صاف ستھرا چھپانے کا بہترین اور آسان طریقہ یہ ہے کہ ایک خاص سیل فارمیٹ استعمال کیا جائے۔
ایسا کرنے کے لیے، نقاب پوش علاقے کا انتخاب کریں پھر فارمیٹ سیلز کو منتخب کرنے کے لیے دائیں کلک کریں۔
اپنی مرضی کا انتخاب کریں اور کرسر کو ٹائپ میں رکھیں۔ کوڈ ٹائپ کریں ";;;" اقتباسات کے بغیر. OK دبائیں سیل کے مواد اب پوشیدہ ہیں۔
یہ ڈیٹا صرف فنکشن بٹن کے ساتھ والے پریویو ایریا میں نظر آئے گا۔
15. متعدد سیلز کے مواد کو 1 سنگل میں جوڑیں۔
متعدد خلیوں کے مواد کو یکجا کرنے کے لیے پیچیدہ فارمولے استعمال کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ جب تک آپ جانتے ہیں کہ & علامت کو کیسے استعمال کرنا ہے، آپ کو پریشان ہونے کی ضرورت نہیں ہے۔
ذیل میں 4 کالم ہیں جن میں ہر ایک میں مختلف متن ہے۔ لیکن آپ انہیں 1 میں کیسے جوڑتے ہیں؟
ایک سیل منتخب کریں جہاں آپ نتیجہ ظاہر کرنا چاہتے ہیں۔ پھر & کے ساتھ فارمولہ استعمال کریں جیسا کہ اسکرین شاٹ میں نیچے دکھایا گیا ہے۔
آخر میں Enter ٹائپ کریں تاکہ A2، B2، C2 اور D2 کے تمام مواد 1 سنگل سیل میں مل جائیں، جو LizaUSA25 @ دے گا۔
16. چھوٹے سے بڑے میں تبدیل کریں۔
چھوٹے سے بڑے میں تبدیل کرنا چاہتے ہیں؟ ایسا کرنے کا ایک آسان فارمولا یہ ہے۔
فنکشن فیلڈ میں، صرف CAPITAL ٹائپ کریں جیسا کہ نیچے اسکرین شاٹ میں دکھایا گیا ہے۔
اور بڑے حروف کو چھوٹے حروف میں تبدیل کرنے کے لیے SMALL ٹائپ کریں۔ آخر میں صرف 1st حرف پر کیپیٹل لیٹر لگانے کے لیے NOMPROPRE ٹائپ کریں۔
17. 0 سے شروع ہونے والی قدر کیسے درج کی جائے۔
جب کوئی قدر صفر کے نمبر سے شروع ہوتی ہے، تو Excel خود بخود صفر کو ہٹا دیتا ہے۔
اس مسئلے کو پہلے صفر سے پہلے apostrophe شامل کرکے آسانی سے حل کیا جاسکتا ہے جیسا کہ ذیل میں دکھایا گیا ہے۔
18. خودکار تصحیح کے ساتھ پیچیدہ شرائط درج کرنے کی رفتار تیز کریں۔
اگر آپ کو ٹائپ کرنے کے لیے متعدد بار پیچیدہ متن ٹائپ کرنے کی ضرورت ہے، تو ایسا کرنے کا بہترین طریقہ آٹو کریکٹ فیچر استعمال کرنا ہے۔
یہ فنکشن خود بخود آپ کے متن کو درست متن سے بدل دے گا۔
مثال کے طور پر، École Polytechnique کو لے لیں، جسے ٹائپ کرنے کے لیے Poly جیسے آسان لفظ سے تبدیل کیا جا سکتا ہے۔ ایک بار جب فنکشن فعال ہو جاتا ہے، ہر بار جب آپ Poly ٹائپ کرتے ہیں، تو اسے École Polytechnique میں درست کیا جاتا ہے۔
آسان، ہے نا؟ اس فنکشن کو فعال کرنے کے لیے، فائل -> آپشنز -> تصدیق -> خودکار اصلاح پر جائیں۔ پھر صحیح متن سے بدلنے کے لیے متن کو بھریں جیسا کہ ذیل میں دکھایا گیا ہے۔
19. خودکار حسابات حاصل کرنے کے لیے ایک کلک
زیادہ تر لوگ جانتے ہیں کہ اوسط اور رقم جیسی دلچسپ معلومات نیچے دائیں طرف اسٹیٹس بار پر نظر ڈال کر آسانی سے حاصل کی جا سکتی ہیں۔
لیکن کیا آپ جانتے ہیں کہ آپ اس بار پر رائٹ کلک کر کے بہت سے دوسرے خودکار حسابات حاصل کر سکتے ہیں؟
اسے آزمائیں اور آپ دیکھیں گے کہ آپ کے پاس ایک انتخاب ہے۔
20. ڈبل کلک کے ذریعے ورک شیٹ کا نام تبدیل کریں۔
اس میں ورک شیٹس کا نام تبدیل کرنے کے کئی طریقے ہیں۔ زیادہ تر لوگ اس پر دائیں کلک کریں اور پھر نام تبدیل کریں کا انتخاب کریں۔
لیکن اس سے بہت وقت ضائع ہوتا ہے۔ ایسا کرنے کا بہترین طریقہ یہ ہے کہ آپ جس ٹیب کا نام تبدیل کرنا چاہتے ہیں اس پر ڈبل کلک کریں اور اسے براہ راست یہاں تبدیل کریں۔
آپ وہاں جائیں، مجھے امید ہے کہ آپ اب ایکسل کے ساتھ کچھ زیادہ آرام دہ محسوس کریں گے :-)
نوٹ کریں کہ یہ مثالیں Microsoft Excel 2010 پر مبنی ہیں لیکن انہیں Excel 2007، 2013 یا 2016 پر بھی اچھی طرح کام کرنا چاہیے۔
ایکسل سستے میں کہاں سے خریدیں؟
مائیکروسافٹ ایکسل سستے پر خریدنا چاہتے ہیں؟
لہذا میں آفس 365 سوٹ کی سفارش کرتا ہوں جس میں ایکسل سافٹ ویئر شامل ہے۔ آپ اسے یہاں 65 € سے کم میں تلاش کر سکتے ہیں۔
یہ بھی نوٹ کریں کہ 100% مفت متبادل ہیں۔ اس موضوع پر ہمارے مضمون کو یہاں دریافت کریں۔
کیا آپ کو یہ چال پسند ہے؟ اسے فیس بک پر اپنے دوستوں کے ساتھ شیئر کریں۔
دریافت کرنے کے لیے بھی:
مائیکروسافٹ آفس پیک کو تبدیل کرنے کے لیے 5 بہترین مفت سافٹ ویئر۔
کی بورڈ کی علامتیں کیسے بنائیں: راز سے پردہ اٹھایا گیا۔
